Gemeistert: Zehn Hürden auf dem Weg zum idealen Mitarbeiter

Zwei Wörter sind es, die Personalverantwortliche in der deutschen Internet-Wirtschaft besonders gut buchstabieren können: "Fachkräftemangel" ist das eine. Und "Geduld" das andere.

Denn nach wie vor dauert es zwischen 130 und 160 Tage, bis ein HR-Manager eine offene Stelle besetzen kann, wie die Auswertung der Stellenanzeigen zeigt, die der Crawler der iBusiness Jobbörse auf den Online-Jobseiten von Agenturen und Internet-Unternehmen gefunden hat. Kontinuierlich fehlen in der Branche viele tausend qualifizierte Mitarbeiter - heute allein sind es über 3.200, die auf dem iBusiness-Jobportal als weitaus größter Fach-Stellenbörse der Branche als offene Stellen gelistet sind.

Mehrere Probleme kommen zusammen, wenn eine Internetagentur oder ein Online-Unternehmen eine Stelle besetzen will:

• Es muss zunächst einmal überhaupt jemanden geben, der am Arbeitsort in der entsprechenden Funktion arbeiten will
• Dessen (fachliche und persönliche) Fertigkeiten müssen zur Stellenbeschreibung passen
• Er oder sie muss ins Team passen
• Er oder sie braucht die nötigen Fähigkeiten - das kann von Führungsstärke angefangen über Teamfähigkeit bis hin zur Kompetenz reichen, in global aufgestellten Teams arbeiten zu können.

Auf dem Weg zum idealen Mitarbeiter gibt es zehn Hürden, die es zu überwinden gilt. Aber auch Wege, sie zu überwinden:

Erste Hürde: Der Fachkräftemangel

Studien warnen regelmäßig vor Fachkräftemangel: "Die Hälfte der befragten (Internet-)Unternehmen (50,0 Prozent) hat bereits heute große Schwierigkeiten bei der Suche nach qualifizierten Arbeitskräften. Diese Situation wird sich laut 56,4 Prozent der Unternehmen in den kommenden drei Jahren weiter verschärfen", schreibt beispielsweise eine BVDW-Studie. Die wichtigsten drei Initiativen der allermeisten Agenturen gegen den grassierenden Personalmangel sind erfahrungsgemäß

• der Besuch der Dmexco,
• das Posten auf Facebook
• und das Jammern.

In den vergangenen neun Monaten pendelte die Zahl der ausgeschriebenen Interaktiv-Stellen laut dem iBusiness-Jobrobot stets deutlich oberhalb der 3000er-Marke. Selbst in der Sommerpause im Juli und August - und während des branchenweiten Partyausflugs nach Köln Mitte September - suchten die Agenturchefs in Deutschland, Österreich und der Schweiz unverändert und unverdrossen nach neuen Leuten. Unbereinigt um doppelte Ausschreibungen innerhalb einer einzigen Stellenanzeige, sind es in der Spitzenzeit Mitte Juni sogar über 4.500 Stellenanzeigen, mit denen die Agenturen um neue Mitarbeiter buhlen. In jeder vierten Stellenanzeige suchen die Agenturen dabei einen Programmierer - der Anteil hat sich seit Jahresanfang nicht verändert. Ebenfalls unverändert ist die Zahl der Stellenanzeigen, in denen Designer und Grafiker gesucht werden - rund jede zehnte Stellenanzeige fischt nach dieser Profession.

Leicht entspannt hat sich offensichtlich der Arbeitsmarkt bei Konzeptionern und Textern - hier ist ein Rückgang von einem Viertel zu beobachten. Auch bei der Administration (minus 19 Prozent) und bei der Technik (minus 15 Prozent) haben die Agenturen Stellen besetzen können - ebenso wie bei SEM/SEO (minus neun Prozent) und Vertrieb (minus acht Prozent).

Das bedeutet also: Es ist nicht unmöglich, Stellen zu besetzen, es ist nur aufwändiger als in anderen Branchen. Wer aufgibt, weil sowieso niemand am Markt verfügbar ist, hat natürlich schon verloren.

Zweite Hürde: Die Suche nach der Eier legenden Wollmilchsau

Abgeschlossenes Studium, Auslandserfahrung, SEO-Experte und Java-Programmierfähigkeit, fit in Photoshop und 3D-Design und ein erfahrener Powerpoint-Junkie mit Präsentations-Gen, teamfähig und belastbar, mehrsprachig und führungsstark, mit fünf Jahren Berufserfahrung, dabei aber nicht älter als 30 Jahre: Wer ein solches Jobprofil im Hinterkopf hat, wenn er auf der Suche nach einem neuen Mitarbeiter oder einer neuen Mitarbeiterin ist, der sollte lieber drei bis sieben Mitarbeiter suchen und nicht einen einzigen.

Es ist zwar eigentlich logisch, dass sich Spezialisierung und holistische Projekterfahrung genauso ausschließen wie langjährige Berufs- und geringe Lebenserfahrung - und dennoch suchen Agenturchefs oft den Traummann oder die Traumfrau. Und machen dabei denselben Fehler, den Zehntausende in Flirtportalen machen, die statt die Taube in der Hand zu nehmen, sich weiter nach dem Phönix auf dem Dach verzehren und am Ende mit leeren Händen dastehen.

Gegen diese Hürde hilft, sich bei der Mitarbeitersuche realistische Ziele zu setzen: Soll der Neue oder die Neue in erster Linie ein Programmiercrack sein? Oder doch eher ein Jongleur mit Projektterminen, Feuerlöschern und 28 divergierenden Kundenanforderungen? Steht die Berufserfahrung im Vordergrund und nimmt man dabei im Kauf, einen Greis mit 35 Lebensjahren ins Team holen zu müssen?

Dritte Hürde: Die Suche zur falschen Zeit

Mittel- oder gar langfristige Personalplanung ist für viele - vor allem kleinere Internet-Unternehmen und Agenturen - immer noch ein Fremdwort. Oft wird erst dann gesucht, wenn der Mitarbeiter eigentlich schon gebraucht wird - und nicht bereits, wenn ein geplanter Wachstumspfad beim Personal definiert wird.

Ein folgenschwerer Fehler: Seit April 2013 liegt die durchschnittliche Laufzeit einer Interaktiv-Stellenanzeige laut iBusiness-Erhebung über alle Regionen und Positionen hinweg kontinuierlich bei 120 bis 130 Tagen. Bis eine Stellenanzeige von der Agentur abgeschaltet wurde, weil die Stelle besetzt wurde, war sie im Schnitt etwas über vier Monate lang online gewesen.

Das bedeutet: Im Durchschnitt braucht eine Agentur oder ein Internet-Unternehmen vier Monate, um einen geeigneten Bewerber zu finden - und vermutlich noch einmal vier bis acht Wochen, bis dieser seine neue Stelle auch antritt. Also vergeht durchschnittlich zwischen Stellenausschreibung und Arbeitsbeginn ein halbes Jahr. "Durchschnittlich" bedeutet allerdings: Es kann schneller gehen - aber auch wesentlich länger dauern. Das hängt nicht zuletzt von der zu besetzenden Stelle ab. Mit jeweils über 150 Tagen sind es Mitarbeiter für Konzeption/Text, Design und Programmierung, die von den Agenturen am schwierigsten zu finden sind, dicht gefolgt von SEO/SEM-Experten, für die Stellenanzeigen 147 Tage online standen. Ebenfalls schwierig zu finden sind kompetente Consultants. Hier stehen Jobofferten immerhin im Schnitt 132 Tage. Noch am leichtesten zu finden für Agenturen sind ECommerce-Experten - auf sie müssen sie im Schnitt 85 Tage warten - allerdings mit stark steigender Tendenz. Offensichtlich gibt es eine Reihe von Onlineshop-Experten, die die kreative Umgebung einer Agentur der eines Handelsunternehmens oder Start-ups vorziehen - nur so ist die relativ kurze Zeit zu erklären, in der ECommerce-Stellen zu besetzen sind.

Gerade im Interaktiv-Business tut der Personalverantwortliche gut daran, mit seiner Mitarbeiterplanung deutlich vorzuhalten - selbst auf die Gefahr hin, einen Mitarbeiter ein oder zwei Monate zu früh an Bord zu haben.

Vierte Hürde: Es gibt kein Employer Branding

20 Prozent der deutschen Unternehmen haben bereits eine Arbeitgebermarke definiert, so ein Ergebnis des Internationalen Personalmarketing-Reports 2013, der von Index Strategisches Personalmarketing   veröffentlicht wurde.
Und laut Kienbaum-Studie   "Internal Employer Branding", bildet nur jedes vierte Unternehmen eigene Mitarbeiter zu Markenbotschaftern aus und nur jedes fünfte Unternehmen organisiert Markenschulungen für die Belegschaft oder setzt interne Brand-Scouts ein.

Für jedes zweite Unternehmen ist die Mitarbeitergewinnung ein wichtiger Faktor für den Unternehmenserfolg. Allerdings gestehen nur knapp ein Viertel der Teilnehmer dem Personalmarketing auch einen hohen strategischen Stellenwert zu. Entsprechend wenig strategisch erfolgt auch die Budgetplanung: Die eingesetzten Budgets werden in der Regel situativ, nach dem gerade anstehenden Personalbedarf festgelegt. Dies ist bei 56 Prozent der Teilnehmer der Fall. Nur 27 Prozent der Befragten gaben an, das Budget strategisch nach langfristigen Planungen zu ermitteln. Das meiste Geld wird nach wie vor für Stellenanzeigen im Print- und Onlinebereich sowie für Headhunter ausgegeben - also für Vertriebsmaßnahmen und nicht für Marketingmaßnahmen.

Fünfte Hürde: Eine zielführende Employer-Branding-Strategie entwickeln

Social Media hat sich zwar als Communitybuilding-Maßnahme für Internet-Unternehmen etabliert, als Recruiting-Tool ist es allerdings eher unterdurchschnittlich erfolgreich. Oft schlägt der Wunsch, per Social Web an neue Mitarbeiter zu kommen, in unfreiwillige Komik um. Das gipfelt dann mitunter in Videoclips, die sich bei YouTube dem Spott der Community ausgesetzt sehen. Beispiele wie die Clips von Edeka  und dem mit der "Silbernen Sellerie" ausgezeichneten BMW-Clip   sprechen hier Bände. Sie stehen für den wenig authentischen Versuch, sich im Social Web in Sachen Employer Branding einen Namen zu machen.

Die Deutsche Employer-Branding-Akademie   empfiehlt als Top-Drei-Tipps für Employer Branding:

1. Eine Arbeitgeberpositionierung entwickeln, die auch polarisiert. Nur so können die Bewerber einschätzen, ob sie zu einem Arbeitgeber passen oder nicht. Der Erfolg: Mehr Effizienz und Nachhaltigkeit im Recruiting mit allen positiven Auswirkungen auf Performance und Kultur.
   
2. Die Arbeitgebermarke sauber implementieren und auf alle Ebenen herunterbrechen. Von der Implementierung hängt ab, wie sehr sich die Mitarbeiter die Positionierung aneignen und sie in ihrem Arbeitsleben umsetzen.
   
3. Das Employer Branding nie isoliert betrachten, sondern den Wandel der unternehmerischen Rahmenbedingungen im Auge behalten. Nur so lässt sich frühzeitig abschätzen, ob und ggf. welche Anpassungen der Employer-Branding-Strategie erforderlich sind.

Sechste Hürde: Die falschen Bewerber werden gesucht

Für falsche Mitarbeiter gibt es sieben Gründe:

1. Unsicherheit über die gewünschten Kriterien von Mitarbeitern beziehungsweise fehlende oder falsche Auswahlkriterien. Hier helfen auch die frei verfügbaren Checklisten nicht, solange die Ziele hinter den Checklisten nicht verstanden werden.
   
2. Keine klaren Einstellungsverfahren.
   
3. Das Unternehmen hat zu wenig Anziehungskraft für die wirklich guten Mitarbeiter.
   
4. Der einstellende Mitarbeiter ist kein Top-Manager ("A-Mitarbeiter stellen A-Mitarbeiter ein. Aber B-Mitarbeiter stellen C-Mitarbeiter ein").
   
5. Falsche Einstellung zur Tätigkeit, die der neue Mitarbeiter ausführen soll.
   
6. Keine klar definierten Trennungskriterien.
   
7. Die Mitarbeitersuche erfolgt erst dann, wenn man selbst unter Hochdruck steht - damit entfallen Wahlmöglichkeiten.

Das Problem ist: Wenn man einmal ein Team zusammengestellt hat, dann zieht dieses Team ähnliche Mitarbeiter an. Hat man ein grottenschlechtes Team, dann werden die Spitzenmitarbeiter, selbst wenn man sie finden sollte, nicht bleiben. Natürlich gilt auch das Umgekehrte: Hat man ein Team mit Champions-League-Qualitäten aufgebaut, dann halten es die Nieten dort nicht sehr lange aus.

Beides pflanzt sich fort wie ein Gen. Fehler an dieser Stelle werden genetisch in das Unternehmen einprogrammiert - bis irgendwann die Kosten eines Neuanfangs niedriger werden als die Kosten einer Reorganisation. Deshalb gilt: Gerade bei den ersten Mitarbeitern sehr wählerisch sein!

Siebte Hürde: Die falschen Einstellungskriterien

Meist stellen Unternehmen nach Zeugnissen oder Sympathie ein. Beides ist relevant, taugt als Einstellungskriterium aber nicht. Fachliche Kenntnisse sind viel weniger wichtig, als man gemeinhin glaubt. Wenn die Motivation und die Einstellung nicht stimmen, helfen die fachlichen Kenntnisse auch nicht. Umgekehrt lassen sich alle notwendigen fachlichen Kenntnisse entwickeln, wenn die Motivation und die Einstellung stimmen. Es gibt im Englischen folgende Aussage: "Hire for attitude, train for skills." Sie trifft den Nagel auf den Kopf. Es gibt im Prinzip zwei Typen von möglichen Arbeitskräften: Die einen suchen einen Arbeitsplatz. Die anderen suchen eine Aufgabe.

Diejenigen, die den Arbeitsplatz suchen, haben ihr Ziel erreicht, wenn sie ihn gefunden haben. Wer am Ziel ist, dessen Aktivität lässt nach. Er wird sich auf seinen Arbeitsplatz setzen und nur noch das Nötigste tun. Diese "Arbeits"kräfte sind die Enten. Diejenigen, die eine Aufgabe suchen, haben hingegen mit der Anstellung ihr Ziel konkretisiert und die Aktivität beginnt. Diese heißen Adler. Laut Gallup-Institut gibt es im Arbeitsmarkt unabhängig von der Branche zwischen 12 und 16 Prozent Adler und zwischen 84 und 88 Prozent Enten. Interaktiv-Geschäftsführer sollten also lieber die Minderheit der Adler einstellen statt sich mit der Mehrheit der Enten zufriedenzugeben.

Achte Hürde: Die richtigen Bewerber bewerben sich nicht

Um an geeignete Mitarbeiter zu kommen, gehen Unternehmen immer ungewöhnlichere Wege - so zum Beispiel über Games und spielerische Ansätze. Der Recrutainment-Ansatz legt das Augenmerk demnach nicht einseitig auf die Kandidatenauswahl (Recruiting) sondern berücksichtigt auch die Information und Unterhaltung. Beispiele gibt es unter anderem von

• Daimler  , die auf dem Jobspiel-Portal Fliplife   Tassen mit Mercedes-Benz-Logo   von den Spielern prüfen ließen.
  
• E.On  , die mit dem E.On-Phasenprüfer   die Fähigkeit zum analytischen, schlussfolgernden Denken überprüfen.
  
• Tchibo  , die mit ihrem E-Assessment   ein gegenseitiges Kennenlernen zwischen Bewerbern und Unternehmen einleiten.
  
• Gruner + Jahr  , die mit einem kombinierten Self- und E-Assessment Cypress   eine Vorauswahl von Azubis und Führungskräften anstreben.
  
• Unilever  , die mit ihrem Auswahltest unique.st   die Problemlöse- und Planungsfähigkeit prüfen wollen.

Die Erfahrung: Je präziser sich der spielerische Test mit dem Arbeitsplatz deckt, umso sinnvoller. "Zur Verbesserung der Selbstselektion werden oft sogenannte Self-Assessment-Verfahren eingesetzt", erzählt Joachim Diercks Geschäftsführer von Online-Recrutainment-Anbieter Cyquest  . Solche spielerisch-simulative Selbsttest-Instrumente und Berufsorientierungsspiele könnten anonym genutzt werden und motivieren die richtigen Bewerber, sich zu bewerben.

Neunte Hürde: Es ist unklar, ob der Bewerber der Richtige ist

Nicht immer kann ein Internet-Geschäftsführer entscheiden, ob bestimmte Bewerber die Richtigen sind - vor allem, wenn sie über wenig Berufserfahrung verfügen. Die Kölner Agentur Denkwerk    sucht kreative Köpfe über einen sozialen Schwerpunkt. In Kooperation mit der Sozialagentur IQ Consult   bringen die Kölner Sozialunternehmen und kreative Talente an einen Tisch. Dabei entstehen in Workshops digitale Lösungsansätze für konkrete Problemstellungen der Unternehmen. Denkwerk-Geschäftsführer Jochen Schlaier verspricht sich "umsetzbare Ideen von frischen Köpfen". Gleichzeitig haben die Talente die Möglichkeit, Denkwerk kennen zu lernen.

Im ersten Schritt konnten sich interessierte Sozialunternehmen bewerben, die nach neuen Impulsen für ihre Online-Arbeit suchen. Fünf ausgewählte Organisationen stellen den Bewerbern am 16. November 2013 ihre konkrete Problemstellung vor. Die eingeladenen Talente haben nun die Chance, ihr kreatives Potenzial zu zeigen. Zusätzlich zu den Workshops findet ein Job-Speeddating statt, bei dem die Kandidaten vier Abteilungen von Denkwerk (Design, Kommunikation, Technologie und Projektmanagement/Planung) kennenlernen. Durch Events wie diese kann eine Agentur einfacher entscheiden, welche Bewerber wirklich geeignet sind.

Zehnte Hürde: Die richtigen Bewerber fallen durchs Raster

Doch auch wenn eigentlich die richtigen Bewerber beim richtigen Unternehmen am Tisch sitzen, kann es zu eigentlichen falschen Absagen kommen - wenn der Bewerber im Vorstellungsgespräch Fehler macht. Die Hamburger Personalberatung Targetpeople   hat eine anonyme Analyse von über 200 Bewerbungsunterlagen und Bewerbungsgesprächen von Digital Natives durchgeführt. Die häufigsten vermeidbaren Fehlerquellen der Bewerber waren:

1. Zu häufige Stellenwechsel: Die bei Digital Natives überproportional häufigen Stellenwechsel sehen potenzielle Arbeitgeber nicht gerne. Besonders renommierte Firmen haben Bedenken bei sogenannten Jobhoppern. Hier gilt meistens noch die traditionelle Sichtweise, dass ein Bewerber zwei bis drei Jahre bei einem Unternehmen gearbeitet haben sollte. Targetpeople-Geschäftsführer André Soder : "Häufig sehen wir bei Digital Natives noch eine mangelnde Strategie in Bezug auf die eigene Karriere. Sie nehmen schnell Jobs an, die ihnen angeboten werden, weil sie gut klingen. Besser wäre es, sich zu überlegen, was der nächste sinnvolle Schritt in der eigenen Karriere ist und sich auf solche Positionen aktiv zu bewerben."
2. Mangelnder Respekt vor nicht-interaktiven Bereichen: Bewerber bei Multichannel-Unternehmen sollten nicht nur von den Vorteilen des Internets sprechen, sondern auch ihre Wertschätzung gegenüber den klassischen Unternehmensbereichen und den klassischen Vertriebs-und Kommunikationskanälen zeigen. Unternehmen erzielen auf dem konventionellen Vertriebsweg oftmals immer noch den größten Teil des Umsatzes und Gewinns.
   
3. Falscher Dresscode: Beim persönlichen Bewerbungsgespräch sollte man selbst bei einem lockeren Start-up nicht zu locker gekleidet erscheinen. Sakko mit Hemd ist üblich, Jeans und gute Schuhe die legere Ergänzung, Anzughose ohne Krawatte ist die vornehmere Version. Es gilt aber auch: Wenn der Bewerber sonst nie Anzug trägt, sollte er damit nicht im Bewerbungsgespräch beginnen. Speziell für Frauen empfiehlt das Karriereportal Stepstone   zur Bewerbung gepflegte und seriöse Schuhe, maßvolles Modebewusstsein (keine knapp sitzenden Hüft-Jeans, zurückhaltendes Make-up, unaufdringliche Haarfarbe), geschlossene Frisur (aus dem Gesicht frisiert, gepflegt), wenig Schmuck, keine Piercings, keine sichtbaren Tattoos, keine nackten Knie und die Beachtung des Dresscodes auch für Geekgirls und Nerdas (topseriös ist ein Kostüm in gedeckter dunkler Uni-Farbe mit Bluse).