Recruiting im Ausland: 5 Faktoren, die für eine erfolgreiche Suche entscheidend sind

So mancher führende Kopf in spezialisierten IT- und E-Commerce-Dienstleistungsunternehmen macht seinem Ärger schon mal im Gespräch Luft: "Es fehlt uns einfach an Spezialisten. Wir sind bereits soweit, dass wir lukrative Aufträge ablehnen müssen", so der Tenor. Natürlich setzen diese Unternehmen alles daran, diese Lücke zu schließen. Doch bisher noch mit mäßigem Erfolg.

Dass das Recruiting-Wettrüsten längst in vollem Gange ist, hat iBusiness erst kürzlich wieder in der Analyse So rekrutieren Sie die Digitalexperten für Ihren Transformationsprozess herausgearbeitet. Darin wird deutlich, dass ein Digital Change Officer sehr entscheidend dazu beitragen kann, eine digitale Unternehmenskultur vorzuleben. Ein wichtiges Argument für viele Fachkräfte, die für ihre kreative Arbeit alle notwendigen Voraussetzungen - Hardware- und Softwareausstattung, Stand der digitalen Entwicklung - erfüllt haben wollen.

Doch selbst wenn die internen Prozesse im Unternehmen höchsten Ansprüchen für digitales Arbeiten genügen - die Arbeitsumgebung cool und entspannt ist und der Lohn stimmt, dann muss trotzdem noch der geeignete Kandidat gefunden werden. Welche Rolle spielen dabei eigentlich Bewerber aus dem Ausland? "Mehr und mehr Unternehmen sind bereit, aufgrund des Fachkräftemangels in Deutschland auch darauf angewiesen, High Potentials aus dem Ausland zu rekrutieren", stellt Harald R. Fortmann, Botschafter für Bildung und Personalentwicklung im BVDW  , fest.

Doch die Realität sieht offenbar anders aus. Zumindest wenn man sich die Ergebnisse der Recruiting-Trends-Studie ansieht, die bereits seit 14 Jahren von der Fakultät Wirtschaftsinformatik und Angewandte Informatik der Uni Bamberg   durchgeführt und herausgegeben wird. Sie kommt zu dem Ergebnis, dass internationales Recruiting für die meisten Unternehmen das letzte Mittel ist, das sie erwägen, um die grassierende Fachkräfte-Knappheit zu bewältigen.

Ein Berg von Herausforderungen ist zu meistern

"Das Thema Sprache ist schwierig - es ist eines der größten Hindernisse", begründet Dr. Sven Laumer, wissenschaftlicher Mitarbeiter an der Uni Bamberg und bestens vertraut mit den Ergebnissen der genannten Trend-Studie, die Zurückhaltung der Unternehmen.

Doch damit nicht genug: Eine ganze Reihe weiterer Herausforderungen gilt es zu meistern. Neben den obligatorischen Formalitäten, wie die Arbeitserlaubnis und Aufenthaltsgenehmigung, sind es auch die umfangreichen Detailaufgaben, die im jeweiligen Wunsch-Akquise-Land auf die HR-Beauftragten warten. Das schreckt so manchen Recruiter ab. "Eine sehr komplexe Aufgabe", betont Laumer. Noch sei der Druck offenbar nicht groß genug, diesen Weg zu beschreiten - oder so mancher Verantwortliche habe bereits die Erfahrung gemacht, dass es den hohen Aufwand nicht lohnt -, spekuliert der Wissenschaftler.

Denn nur so erklärt sich, weshalb seit Jahren die für die Studie befragten Top-1000-Unternehmen in Deutschland sagen: Das Thema internationales Recruiting steht zwar derzeit noch nicht auf unserer Agenda, wird aber in den kommenden fünf Jahren deutlich wichtiger werden. Doch dies wurde es bisher nie, bestätigt Laumer. Zumindest wurde es nicht so wichtig, dass es sich vom letzten Platz der möglichen Maßnahmen gegen Fachkräftemangel wegbewegen konnte.

Das Beispiel LG Electronics

Warum dies so ist, verdeutlicht ein Beispiel des südkoreanischen Herstellers für Elektronikprodukte, LG Electronics  . An den drei deutschen Standorten des Konzerns sind 360 Mitarbeiter aus 14 Ländern beschäftigt. Rund 10 Prozent der Belegschaft wurden aus dem Ausland rekrutiert. Weil durch den engen Austausch mit dem Mutterkonzern in den deutschen Ablegern koreanische Sprachkenntnisse notwendig sind, kommt das Gros der ausländischen Mitarbeiter aus dem südostasiatischen Land.



Neben Stellenausschreibungen auf koreanischen Webseiten und dem Bewerbungsmanagement, das Übersetzungen, Skype-Konferenzen, Job-Interviews, Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigungen umfasst, kommt der dreitägigen On-Boarding-Phase eine besondere Bedeutung zu. Dabei wird vor allem auf kulturelle Unterschiede eingegangen. "Der Fokus liegt hierbei insbesondere auf Begrüßungsförmlichkeiten und dem Thema Networking, da die kulturellen Unterschiede zwischen Deutschen und Koreanern gerade in diesen Bereichen besonders ausgeprägt sind", bestätigt die Studie Recruiting Trends 2015.

Bestandteil seines internationalen Rekrutierungsprozesses ist auch eine Deeskalationsphase. Diese dient LG dazu, Probleme aufgrund kultureller Unterschiede frühzeitig zu erkennen und entgegenzusteuern. Damit ist klar: Nur wenn die ausländischen Mitarbeiter intensiv betreut werden, kann Recruiting im Ausland als eine Alternative zu anderen Rekrutierungsmaßnahmen eingesetzt werden.

Unterm Strich viel Aufwand für die Einstellung einer Fachkraft, dessen Erfolg keineswegs garantiert ist. Hier liegt sicher einer der Schlüssel, weshalb bisher internationales Recruiting allenfalls von großen internationalen Konzernen erwogen wird. Das muss nicht unbedingt auf Agenturen zutreffen. Deshalb hat iBusiness nachgefragt, wie Interaktivagenturen das Thema Internationales Recruiting einstufen und welche Erfahrungen sie bereits gemacht haben.

Der Vorteil internationaler Vernetzung

Klar ist: Agenturen, die international vernetzt sind, haben deutliche Vorteile. Sie brauchen nicht bei null anfangen, können auf ihr bereits existierendes internationales Netzwerk zurückgreifen. Doch es zeichnet sich ab: Auch ohne großes internationales Standing geht der Blick der Recruiter längst über die Grenzen hinaus. Dabei verfolgen sie einen klaren Masterplan - folgende fünf Punkte gehören unbedingt dazu:

1. Die Frage nach dem Zielmarkt

"Besonders digital entwickelte Märkte wie Benelux, Skandinavien, Lettland und die USA sind beliebte Märkte für die Suche nach diesen Kandidaten, gerade in den USA gibt es auch viel Expats, die zurück nach Deutschland wollen", weiß Harald Fortmann. Demgegenüber haben Frankreich und UK "aufgrund der hohen Gehaltsvorstellungen und der Arbeitskultur" eher schlechte Karten.

Spanien hingegen biete viel Potenzial aufgrund der hohen Arbeitslosigkeit und des niedrigen Gehaltsniveaus. Abstriche müssen bei der Arbeitskultur gemacht werden, so Fortmann. Sein Rat: Hier sei es oft sinnvoll, ein Produktionsbüro in Madrid oder Barcelona zu eröffnen.

Als international vernetzte Full-Service-Agentur bereitet sich die Valtech GmbH    ganz entspannt auf das Thema vor: "Wir rekrutieren überall, wo man Java spricht", sagt Silvia Bialy , HR Managerin bei Valtech. Allerdings, schränkt Bialy ein, suche man nicht gezielt in anderen Ländern nach Fachkräften. Denn als global agierendes Unternehmen pflegt Valtech vielmehr einen "regen Austausch mit den Kollegen und Kolleginnen aus den anderen Landesgesellschaften" - das sind mehr als 2000 Beschäftigte in 13 Ländern, darunter Indien, Schweden, USA, UK, Niederlande oder Argentinien. "Häufig kommen die Kollegen auch für länderübergreifende Projekteinsätze zu uns und erzählen danach in ihrem Freundes- und Bekanntenkreis von den Projekten und Möglichkeiten bei uns", berichtet Bialy. "Über persönliche Empfehlungen rekrutieren wir viele unserer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aus dem In- und Ausland."

Auch die Digitalagentur Serviceplan    nutzt bei der Suche nach Fachkräften den internationalen Markt. Wie bei Valtech bedient sich Serviceplan vorzugsweise seiner Kontakte aus den zahlreichen internationalen Standorten. "Relevante Märkte lassen sich pauschal nicht nennen" erklärt Julia Schweizer , Leiterin Recruiting der Serviceplan Gruppe. Denn interessante Kandidaten mit internationalem oder auch deutschem Background seien heute weltweit zu finden.

Und natürlich hängt die Suche nach Fachkräften im Ausland stark mit dem "jeweiligen Suchprofil und dem Land, in dem wir für den Kunden arbeiten (z.B. Affiliate-Marketing für den französischen Markt), zusammen", beschreibt Jessica Peppel-Schulz , CEO des Agenturnetzwerkes United Digital Group (UDG)  . Gerade im IT-Bereich auf der Suche nach Entwicklern seien Märkte wie etwa Lettland, der osteuropäische Raum und auch die Türkei sehr spannend. Beim Thema Content-Management stünden hingegen englischsprachige Länder wie USA und Großbritannien im Fokus.

2. Die Vorgehensweise

Sind der Zielmarkt und das Profil des Kandidaten fest umrissen, steht der Recruiter immer noch ganz am Anfang. Es klingt simpel, ist aber entscheidend: Nur mit guter Vorbereitung ist diese Aufgabe erfolgreich zu bewältigen - und dann ist sie auch lohnenswert. Dieser Eindruck entsteht im Gespräch mit fast allen HR-Verantwortlichen.

Die Serviceplan Gruppe bereitet zunächst die Stellenanzeigen auf Englisch vor. Es empfiehlt sich auch eine Übersetzung in die jeweilige Landessprache, wenn man ein ganz bestimmtes Land im Fokus hat.

"Wir wählen dann am ehesten den Weg über die Welcome Center der IHK, die Kontakte zu den Außenhandelskammern in den verschiedenen Ländern herstellen", sagt Regine Meissner , Human Resources Manager bei der Interaktivagentur 21TORR   . "Oder wir treten direkt an ausländische Hochschulen heran." Natürlich sei auch der Einsatz von Headhuntern eine Option.

Je nach Position und Anforderungsprofil lassen sich Zielagenturen definieren, aber auch Credits oder ähnliches nutzen, um Fachkräfte aufzuspüren und per Direktansprache über Plattformen wie beispielsweise LinkedIn    zu kontaktieren, berichtet die HR-Verantwortliche der Serviceplan Gruppe.

Ähnlich geht auch das Agenturnetzwerk UDG vor. Dort nutzt man - ob im Ausland oder im Inland - verstärkt soziale Kanäle wie LinkedIn oder Facebook, bestätigt Jessica Peppel-Schulz. Den Vorteil dieser Plattformen bringt die UDG-Chefin auf den Punkt: "Da diese und die Suchanzeigen in Englisch sind, bewerben sich Talente aus der ganzen Welt auf entsprechende Ausschreibungen. So haben wir unter anderem schon neue Kollegen aus China für die UDG gewinnen können, ohne vor Ort rekrutieren zu müssen." Vor allem mit den sogenannten "Expat Communities" habe die UDG sehr gute Erfahrungen gemacht.

Aus Sicht von Roland Fesenmayr , Vorstand der Oxid Esales AG,    ist es gerade für ein Unternehmen, das ein internationales Partnernetzwerk pflegt, eine Chance, den Personalbedarf in diesem Ökosystem permanent zu lancieren. Es gilt einen "kontinuierlichen Buzz" aufzubauen. Für Fesenmayr steht die Kanal-Partner-Community beim internationalen Recruiting an erster Stelle, gefolgt von sozialen Netzwerken, wo gezielt Kontakte gepflegt und auch angesprochen werden. Der Chef von Oxid spricht sich darüber hinaus klar für die überragende Bedeutung des Empfehlungsmarketings aus. "Mitarbeiterempfehlungen sind ein wichtiger Baustein".

3. Der Faktor Zeit

Für den gesamten Rekrutierungs-Prozess muss ausreichend Zeit eingeplant werden: "Von den ersten Gesprächen bis zum Arbeitsbeginn kann leicht ein halbes Jahr vergehen", weiß Regine Meissner. Gerade wenn die Bewerberinnen und Bewerber Familie haben, dann wird ein solcher Schritt besonders intensiv von allen Seiten beleuchtet. "Wenn man diesen familiären Entscheidungsprozess nicht mitberücksichtigt, kann es leicht passieren, dass in letzter Sekunde noch eine überraschende Absage kommt, zum Beispiel weil die Familie den Umzug nicht mitträgt", warnt Meissner.

Die ersten ein, zwei Gespräche werden bei 21Torr daher per Videokonferenz durchgeführt, damit alle Beteiligten einen ersten Eindruck voneinander bekommen. Danach folgt das wichtige Kennenlernen vor Ort. "Idealerweise macht sich dabei ein Partner oder eine Partnerin mit auf die Reise, um sich Stadt und Land, das neue Lebensumfeld einmal anzusehen", sagt Meissner.

4. Die Lockmittel

Auf die Frage, was eigentlich alles dazugehört, um Fachkräfte anzulocken und dauerhaft zu integrieren, antwortet die HR-Frau von Valtech: "Spannende Projekte für große Marken im internationalen Umfeld sind der beste Weg, um begehrte Programmierer und Consultants zu rekrutieren und zu halten." An den drei Standorten in Deutschland arbeiten 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus 25 Nationen. Die Erfahrung zeigt, dass es wichtig ist, "dass diejenigen, die zu uns kommen, schon Berührung mit dem westlichen Kulturkreis hatten", sagt Silvia Bialy. Und wer sich in der deutschen Sprache noch unsicher fühlt, werde mit Deutschkursen und Sprachcoaching unterstützt.

Bei Serviceplan geht man davon aus, dass Aspekte wie Sichtbarkeit durch Wachstum, Rankings und mehr stark dazu beitragen, Kandidaten auf sich aufmerksam zu machen. "Kandidaten zu identifizieren, sie anzusprechen, ihre Bedürfnisse und auch ihre Skills zu verstehen und zu wissen, diese sinnvoll einzusetzen, ist vorrangig", macht Julia Schweizer deutlich. Sie weiß aus Erfahrung: "Oft sind es Kontaktstrecken über längere Zeiträume, teilweise Jahre, die es braucht, um die Fachkraft für uns zu gewinnen bzw. ihr die perfekt passende Position anbieten zu können."

Herausforderungen beim internationalen Recruiting

Dr. Sven Laumer sagt, worauf Sie achten müssen: Welches ist der richtige Zielmarkt für die Suche? Auf welchen Kanälen werden die Stellenanzeigen lanciert? Wie kann das internationale Partnernetzwerk optimal genutzt werden? Reicht Social Media als Kanal aus? Wie hängen Suchprofil und Zielmarkt zusammen? Wie verlaufen die Genehmigungsverfahren mit den deutschen Behörden? Wie lassen sich die Sprachbarrieren am besten bewältigen? Wie stellt sich das Unternehmen auf den fremden Kulturkreis ein? Welchen Stellenwert haben Relocation-Programme?

Ohne die besondere fachliche Herausforderung wird sicher kein ausländischer Bewerber den Weg nach Deutschland wagen. Doch tolle Kunden und Projekte sind das eine. Doch das reicht meist nicht. Es kommt entscheidend darauf an, was die Agentur dem ausländischen Mitarbeiter sonst noch bieten kann. Fort- und Weiterbildungen sind selbstverständlich, Deutschkurse ebenso. Deshalb sind noch mehr Lockmittel gefragt.

Bei Oxid werden die Fachkräfte, die überwiegend aus Osteuropa und dem Baltikum kommen, mit besonderen unternehmenseigenen Offerten überzeugt: flexible Arbeitszeiten, eine bessere Vereinbarkeit von Job und Familie und ein Relocation-Programm, das sich um Wohnungssuche und Umzug kümmert und dem Bewerber im Vorfeld damit eine große Bürde abnimmt.

Tatsächlich liegt hier ein ganz wichtiges Detail: Denn die Wohnungssuche erweist sich häufig als Stolperstein: "Für Ausländer ohne Deutschkenntnisse ist das vor allem in Ballungsräumen ein großes Problem", bestätigt Regine Meissner. Professionelle Relocation Services kümmern sich von Wohnung und Umzug bis zum Kindergarten. "Eine Dienstleistung, die man idealerweise schon frühzeitig ansprechen und anbieten sollte", rät die HR-Managerin.

5. Die Integration

Am Willen deutscher Unternehmen, auch die High Potentials unter den gegenwärtigen Flüchtlingen rasch ins Arbeitsleben zu integrieren, mangelt es kaum. Das Problem sind eher die zäh und langsam arbeitenden Behörden. So hat die UDG erst vor wenigen Monaten in Kooperation mit den deutschen Behörden im Karlsruher Office auf der Suche nach Entwicklern das Thema Integration von Flüchtlingen angestoßen. "Dieser Ansatz gestaltet sich allerdings bislang aufgrund des Aufwandes und der Bürokratie als noch wenig zielführend", konstatiert die UDG-Chefin. Doch selbst wenn hier irgendwann die Mühlen schneller mahlen sollten, bleibt die Integration der ausländischen Fachkraft in die Kultur des Unternehmens eine fortwährende gewaltige Aufgabe.

Die bei Valtech mit praktischen Ideen umgesetzt wird. Im täglichen Miteinander gehe es darum, "die jeweiligen Kulturen zu respektieren und voneinander zu lernen", sagt Silvia Bialy. "Am Standort München haben wir zum Beispiel eine große Küche, in der jederzeit gekocht werden darf. Da entstehen gemeinsam die leckersten exotischen Gerichte."

Sprache ist und bleibt eine Herausforderung
Integration in der Agentur wird nach den bisherigen Erfahrungen bei 21Torr über die Sprachkenntnisse ermöglicht. Dabei geht man grundsätzlich davon aus, "dass die neuen Mitarbeiter hoch motiviert sind", sagt Regine Meissner. Zwar könne man gerade bei Entwicklern einiges mit Englisch überbrücken, "aber da bei uns der gesamte interne Workflow und die Kommunikation mit vielen Kunden in deutscher Sprache läuft, kann das keine Dauerlösung sein." Bei 21Torr sieht man vor allem die dynamische Wirkung ausländischer Kollegen. "Jede Sprache, jeder neue kulturelle Hintergrund, die eine Kollegin mitbringt, sind eine enorme Bereicherung für uns alle."

Auf einen weiteren wichtigen Aspekt weist der Mann vom BVDW hin: Es gelte vorab genau zu prüfen, ob man als Arbeitgeber überhaupt Mitarbeiter aus dem Ausland "verkraften" kann. Nur weil alle in der Geschäftsführung Englisch sprechen, sei die Kultur nicht zwangsläufig international, merkt Fortmann an. Man müsse sich darauf einstellen, dass ein Kandidat zum Beispiel aus Finnland erst mal nur auf Englisch mitarbeiten kann. "Die Corporate Sprache muss Englisch sein, aber auch die Kultur sollte Platz für solche Mitarbeiter bieten. Ansonsten fühlen die sich sehr schnell unwohl und es scheitert."

Letztlich bleibt das Thema Sprache weiter eine Herausforderung, die manches Unternehmen abschrecken mag. Doch den meisten Verantwortlichen ist klar, dass die Sprachbarriere eher eine Pflicht darstellt, die es zu bewältigen gilt. Denn viel schwerer wiegt doch der Auftragsausfall aufgrund mangelnder Personalkapazität. Es bleibt zu hoffen, dass mehr und mehr HR-Verantwortliche erkennen, wie sehr ihr Unternehmen nicht nur monetär von zusätzlichen Fachkräften aus dem Ausland profitiert. Wer bereits auf Internationalisierung im Kollegenkreis setzt, spricht gern von seinen positiven Erfahrungen. Der Tenor: "Diversity" bringt in jeglicher Hinsicht Inspiration mit sich und setzt neue Dynamiken frei.