Löwen statt Lamas: Zehn Erfolgsrezepte, den idealen Mitarbeiter zu finden

Zwei Wörter sind es, die Personalverantwortliche in der deutschen Internet-Wirtschaft besonders gut buchstabieren können: "Fachkräftemangel" ist das eine. Und "Geduld" das andere. In elf der 13 von uns untersuchten Gewerke stieg die Zahl der gesuchten Mitarbeiter auf neue All-Time-Höchststände. Denn nach wie vor dauert es im Schnitt 146 Tage, bis ein HR-Manager eine offene Stelle besetzen kann, wie die Auswertung der Stellenanzeigen zeigt, die der Crawler der iBusiness Jobbörse auf den Online-Jobseiten von Agenturen und Internet-Unternehmen gefunden hat. Kontinuierlich fehlen in der Branche viele tausend qualifizierte Mitarbeiter - heute allein sind es 5.374 offene Positionen, die auf dem iBusiness-Jobportal als weitaus größter Fach-Stellenbörse der Branche als offene Stellen gelistet sind.

Mehrere Probleme kommen zusammen, wenn eine Internetagentur, ein Digitaldienstleister oder ein online aktives Unternehmen eine Stelle besetzen will:

• Es muss zunächst einmal überhaupt jemanden geben, der am Arbeitsort in der entsprechenden Funktion arbeiten will
• Dessen (fachliche und persönliche) Fertigkeiten müssen zur Stellenbeschreibung passen
• Er oder sie muss ins Team passen
• Er oder sie braucht die nötigen Fähigkeiten - das kann von Führungsstärke angefangen über Teamfähigkeit bis hin zur Kompetenz reichen, in global aufgestellten Teams arbeiten zu können.

Um den idealen Mitarbeiter zu finden (und einzustellen) gibt es zehn Erfolgsrezepte:

1. Den richtigen Mitarbeiter suchen

Dass ein Personalverantwortlicher den falschen Mitarbeiter sucht, dafür gibt es fünf Gründe:

1. Unsicherheit über die gewünschten Kriterien von Mitarbeitern beziehungsweise fehlende oder falsche Auswahlkriterien. Hier helfen auch die frei verfügbaren Checklisten nicht, solange die Ziele hinter den Checklisten nicht verstanden werden.
2. Keine klaren Einstellungsverfahren
3. Das Unternehmen hat zu wenig Anziehungskraft für die wirklich guten Mitarbeiter
4. Der einstellende Mitarbeiter ist kein Top-Manager ("A-Mitarbeiter stellen A-Mitarbeiter ein. Aber B-Mitarbeiter stellen C-Mitarbeiter ein")
5. Mitarbeitersuche erst dann, wenn man selbst unter Hochdruck steht - damit entfallen Wahlmöglichkeiten.

2. Nicht die Eier legende Wollmilchsau suchen

Abgeschlossenes Studium, Auslandserfahrung, SEO-Experte und Programmierfähigkeit in mindestens drei Programmiersprachen, fit in Photoshop und 3D-Design und ein erfahrener Powerpoint-Junkie mit Präsentations-Gen, teamfähig und belastbar, mehrsprachig und führungsstark, mit fünf Jahren Berufserfahrung, dabei aber nicht älter als 30 Jahre: Wer ein solches Jobprofil im Hinterkopf hat, wenn er auf der Suche nach einem neuen Mitarbeiter oder einer neuen Mitarbeiterin ist, der sollte lieber drei bis sieben Mitarbeiter suchen und nicht einen einzigen.

Es ist zwar eigentlich logisch, dass sich Spezialisierung und holistische Projekterfahrung genauso ausschließen wie langjährige Berufs- und geringe Lebenserfahrung - und dennoch suchen Agenturchefs oft den Traummann oder die Traumfrau. Und machen dabei denselben Fehler, den Zehntausende in Flirtportalen machen, die - statt die Taube in der Hand zu nehmen - sich weiter nach dem Phönix auf dem Dach verzehren und am Ende mit leeren Händen dastehen.

Entscheider sollten sich bei der Mitarbeitersuche realistische Ziele setzen: Soll der Neue oder die Neue in erster Linie ein Programmiercrack sein? Oder doch eher ein Jongleur mit Projektterminen, Feuerlöschern und 28 divergierenden Kundenanforderungen? Steht die Berufserfahrung im Vordergrund und nimmt man dabei in Kauf, einen Greis mit 35 Lebensjahren ins Team holen zu müssen?

3. Löwen statt Lamas suchen

Meist stellen Unternehmen nach Zeugnissen oder Sympathie ein. Beides ist relevant, taugt als Einstellungskriterium aber nicht. Fachliche Kenntnisse sind viel weniger wichtig, als man gemeinhin glaubt. Wenn die Motivation und die Einstellung nicht stimmen, helfen die fachlichen Kenntnisse auch nicht. Umgekehrt lassen sich alle notwendigen fachlichen Kenntnisse entwickeln, wenn die Motivation und die Einstellung stimmen.

Es gibt im Prinzip zwei Typen von möglichen Arbeitskräften:

• Die einen suchen einen Arbeitsplatz
• die anderen suchen eine Aufgabe.

Diejenigen, die den Arbeitsplatz suchen, haben ihr Ziel erreicht, wenn sie ihn gefunden haben. Wer am Ziel ist, dessen Aktivität lässt nach. Er wird sich auf seinen Arbeitsplatz setzen und nur noch das Nötigste tun. Diejenigen, die eine Aufgabe suchen, haben hingegen mit der Anstellung ihr Ziel konkretisiert und die Aktivität beginnt.

Man kann im Bewerbungsgespräch auch darauf achten, ob jemand irgendwo weg will oder irgendwo hin will. Wer wo hin will, wer auf der Jagd ist, der ist ein Löwe. Wer in erster Linie aus einer Situation fliehen will, wer schon beim Bewerbungsgespräch mit Schuldzuweisungen kommt: "Die Arbeitsbedingungen bei meinem früheren Arbeitgeber waren so schlecht, da konnte ich nicht", der ist ein Lama. Der Unternehmensberater, Gründer und Autor Klaus Kobjoll   beispielsweise achtet im persönlichen Gespräch vor allem darauf, ob die Augen leuchten, wenn potenzielle Mitarbeiter über die zukünftige Aufgabe sprechen.

4. Hire for attitude, train for skills

Der Fokus bei der Bewerberauswahl soll auf der Einstellung liegen, nicht auf den Fertigkeiten. Eine regelmäßige Untersuchung des Gallup-Instituts unter Angestellten geht der Frage nach, wie viele der Mitarbeiter motiviert sind, wie viele Dienst nach Vorschrift machen und wie viele innerlich gekündigt haben. Die Gruppe der motivierten Mitarbeiter schwankt - unabhängig von der Branche - seit Jahren zwischen zwölf bis sechzehn Prozent. Das bedeutet: In deutschen Unternehmen ist nur jeder jeder achte Mitarbeiter ein Löwe. Der Rest sind Lamas.

Erfahrene Personalentscheider wissen: Diese Einstellung von Mitarbeitern ist nur bedingt beeinflussbar. Man kann sie mit der Peitsche antreiben oder mit Geld und Ehrungen überhäufen, sie werden ihre Einstellung trotzdem in jeder Situation selbst wählen. Deshalb ist es wichtig, die Mitarbeiter zu finden, die schon von vornherein die entsprechende Einstellung haben. Man sollte sich besser nicht auf die Hoffnung verlassen, dass der entsprechende Mitarbeiter im Lauf der Zeit seine Einstellung schon anpasst. Umgekehrt kann man sich ziemlich sicher darauf verlassen, dass Mitarbeiter mit der richtigen (Löwen-)Einstellung Mängel bei ihren Fachkenntnissen irgendwann ausgleichen werden.

5. Aufgaben bereitstellen

Löwen suchen im Gegensatz zu Lamas eine Aufgabe - also sollte man sie ihnen auch anbieten. Mit anderen Worten: Nur wenn man eine Aufgabe anzubieten hat, die herausfordernd und sinnvoll ist, zieht man die richtigen Mitarbeiter an. Ansonsten kommen die Lamas.
Dies entspricht der Geschichte mit den Steinmetzen: Ein Passant fragt die Steinmetze, was sie tun.

• Der erste Steinmetz räumt mürrisch Steine zusammen und sagt: "Ich verdiene meinen Lebensunterhalt".
• Der zweite Steinmetz klopft mit wichtiger Miene auf seinen Stein: "Ich liefere die beste Steinmetzarbeit weit und breit."
• Der dritte Steinmetz schaut den Fragenden mit glänzenden Augen an und sagt: "Ich baue eine Kathedrale".
• Nicht in dieser Geschichte ist der vierte Steinmetz. Der schaut den Fragenden ebenfalls mit glänzenden Augen an und sagt: "Wir bauen eine Kathedrale für die Gemeinde". Das ist der Vorarbeiter.

Beim selben Arbeitsinhalt ist es oftmals nur eine Frage der Darstellung, ob etwas als sinnvoll wahrgenommen wird oder nicht. Und das fängt beim Unternehmer selbst an. Wenn z.B. Software-Unternehmer sagen: "Wir schreiben halt Code", dann weiß man schon, wie der Rest des Unternehmens aussieht. Wer keine Energie in die Erarbeitung einer sinnvollen und anziehenden Vision steckt, darf sich über fehlende Löwen nicht beklagen.

Eine sinnvolle und anziehende Vision ist DER Schlüssel, um die besten Leute zu finden und zu halten - und sie ist mehr als das übliche "Wir sind die kundenorientiertesten von allen" oder "50 Prozent Umsatzwachstum in einem Jahr"-Gefasel. Ein Beispiel: Zwei Arbeitgeber veröffentlichen eine Stellenausschreibung. Der eine schreibt: "Wir entwickeln Software, um unsere Gemeinde in der digitalen Welt von morgen bürgerfreundlicher und effektiver zu machen. Damit Menschen bei uns in der Gemeinde besser leben können." Der andere schreibt: "Wir machen Verwaltungssoftware für das Katasteramt." Wo werden sich wohl die wirklich guten Leute bewerben?

6. Zur richtigen Zeit suchen

Viele Digitalunternehmer suchen nur dann nach einem Mitarbeiter, wenn sie einen brauchen. Das ist genauso sinnlos, wie mit dem Verkaufen erst dann anzufangen, wenn das Konto leer ist. Genauso wie man im Vertrieb dafür sorgt, einen ständigen Pool an Interessenten zu schaffen, sollte man dies auch in Bezug auf die Mitarbeiter tun.

Die meisten Unternehmen suchen erst dann neue Mitarbeiter, wenn es nicht mehr anders geht. Wenn man selbst 70 Stunden pro Woche arbeitet und unter immensem Druck steht. In solch einer Situation beraubt man sich tatsächlich sämtlicher Alternativen. Man ist gezwungen, von zwei Kandidaten den weniger schlechten zu nehmen und diesen auch zu behalten, ganz egal, wie schlecht dieser dann ist.

Das heißt: Unternehmer sollten sich die Bedeutung der Mitarbeiterauswahl klarmachen und sich die Zeit dafür nehmen, wenn sie noch nicht unter Druck stehen. Die Rechnung ist einfach: Ein falsch angestellter Mitarbeiter kostet Unmengen an Geld (aufgrund von Gehältern, Fehlern, Ablenkung der übrigen Mitarbeiter während der Einarbeitung, Zeitverzögerung beim Unternehmensaufbau, Abfindungen, Suche von Ersatz etc.). Und er kostet sicher mehr Zeit als sich ein paar zusätzliche Bewerber anzuschauen. Vergleicht man dies mit dem oft höchst komplizierten Auswahlprozess für ein Softwareprodukt oder eine Maschine für einige tausend Euro, so herrscht hier klar ein krasses Missverhältnis.

Löwen findet man überall - an den Messeständen des Wettbewerbs, bei Weiterbildungen, bei Netzwerktreffen. Das Geheimnis ist: Mindestens ein Jahr, bevor man wirklich jemanden braucht, Visitenkarten sammeln von allen tollen Leuten, mit denen man gerne irgendwann einmal zusammenarbeiten würde. Dann hat man, wenn man wirklich Mitarbeiter benötigt, einen Pool und muss nicht im Bodensatz der Jobmärkte suchen.

7. Löwenrudel statt Lamaherde: Das richtige Team bauen

Wenn man einmal ein Team zusammengestellt hat, dann zieht dieses Team ähnliche Mitarbeiter an. Hat man ein grottenschlechtes Team, dann werden die Spitzenmitarbeiter, selbst wenn man sie finden sollte, nicht bleiben. Natürlich gilt auch das Umgekehrte: Hat man ein Team mit Champions-League-Qualitäten aufgebaut, dann halten es die Nieten dort nicht sehr lange aus.

Beides pflanzt sich fort wie ein Gen. Fehler an dieser Stelle werden genetisch in das Unternehmen einprogrammiert - bis irgendwann die Kosten eines Neuanfangs niedriger werden als die Kosten einer Reorganisation. Deshalb gilt: Gerade bei den ersten Mitarbeitern sehr wählerisch sein!

8. Eine zielführende Employer-Branding-Strategie entwickeln

Die Deutsche Employer-Branding-Akademie   empfiehlt als Top-drei-Tipps für Employer Branding:

1. Eine Arbeitgeberpositionierung entwickeln, die auch polarisiert. Nur so können die Bewerber einschätzen, ob sie zu einem Arbeitgeber passen oder nicht. Der Erfolg: Mehr Effizienz und Nachhaltigkeit im Recruiting mit allen positiven Auswirkungen auf Performance und Kultur.
   
2. Die Arbeitgebermarke sauber implementieren und auf alle Ebenen herunterbrechen. Von der Implementierung hängt ab, wie sehr sich die Mitarbeiter die Positionierung aneignen und sie in ihrem Arbeitsleben umsetzen.
   
3. Das Employer Branding nie isoliert betrachten, sondern den Wandel der unternehmerischen Rahmenbedingungen im Auge behalten. Nur so lässt sich frühzeitig abschätzen, ob und ggf. welche Anpassungen der Employer-Branding-Strategie erforderlich sind.

Genauso wie man im Vertrieb dafür sorgt, einen ständigen Pool an Interessenten zu schaffen, sollte man dies auch in Bezug auf die Mitarbeiter tun.

9. Sicherstellen, dass die richtigen Bewerber nicht durchs Raster fallen

Doch auch wenn eigentlich die richtigen Bewerber beim richtigen Unternehmen am Tisch sitzen, kann es zu eigentlich falschen Absagen kommen - wenn der Bewerber im Vorstellungsgespräch Fehler macht. Die Hamburger Personalberatung Targetpeople   hat eine anonyme Analyse von über 200 Bewerbungsunterlagen und Bewerbungsgesprächen von Digital Natives durchgeführt. Die häufigsten vermeidbaren Fehlerquellen der Bewerber waren:

1. Zu häufige Stellenwechsel: Die bei Digital Natives überproportional häufigen Stellenwechsel sehen potenzielle Arbeitgeber nicht gerne. Besonders renommierte Firmen haben Bedenken bei sogenannten Jobhoppern. Hier gilt meistens noch die traditionelle Sichtweise, dass ein Bewerber zwei bis drei Jahre bei einem Unternehmen gearbeitet haben sollte. Targetpeople-Geschäftsführer André Soder : "Häufig sehen wir bei Digital Natives noch eine mangelnde Strategie in Bezug auf die eigene Karriere. Sie nehmen schnell Jobs an, die ihnen angeboten werden, weil sie gut klingen. Besser wäre es, sich zu überlegen, was der nächste sinnvolle Schritt in der eigenen Karriere ist und sich auf solche Positionen aktiv zu bewerben."
2. Mangelnder Respekt vor nicht-interaktiven Bereichen: Bewerber bei Multichannel-Unternehmen sollten nicht nur von den Vorteilen des Internets sprechen, sondern auch ihre Wertschätzung gegenüber den klassischen Unternehmensbereichen und den klassischen Vertriebs-und Kommunikationskanälen zeigen. Unternehmen erzielen auf dem konventionellen Vertriebsweg oftmals immer noch den größten Teil des Umsatzes und Gewinns.
   
3. Falscher Dresscode: Beim persönlichen Bewerbungsgespräch sollte man selbst bei einem lockeren Start-up nicht zu locker gekleidet erscheinen. Sakko mit Hemd ist üblich, Jeans und gute Schuhe die legere Ergänzung, Anzughose ohne Krawatte ist die vornehmere Version. Es gilt aber auch: Wenn der Bewerber sonst nie Anzug trägt, sollte er damit nicht im Bewerbungsgespräch beginnen. Speziell für Frauen empfiehlt das Karriereportal Stepstone   zur Bewerbung gepflegte und seriöse Schuhe, maßvolles Modebewusstsein (keine knapp sitzenden Hüft-Jeans, zurückhaltendes Make-up, unaufdringliche Haarfarbe), geschlossene Frisur (aus dem Gesicht frisiert, gepflegt), wenig Schmuck, keine Piercings, keine sichtbaren Tattoos, keine nackten Knie und die Beachtung des Dresscodes auch für Geekgirls und Nerdas (topseriös ist ein Kostüm in gedeckter dunkler Uni-Farbe mit Bluse).

10. Das Prinzip Hoffnung über Bord werfen

Haben Unternehmer dann endlich einen Mitarbeiter gefunden und dieser beginnt mit der Arbeit, ist sein Chef meist mittelmäßig glücklich: Der Neue entlastet ihn ja, aber so richtig gut ist das Ergebnis auch nicht. Es beginnt die Hoffnungsphase: "Ach, das wird schon..." Am Ende der Probezeit denkt sich der Unternehmer: "Es könnte zwar besser sein, aber jetzt nochmal suchen? Das findet sich schon noch..." Nach zwei Jahren heißt es dann: "Die Leistungen sind zwar nicht so toll, aber jetzt haben wir uns schon so an diesen Mitarbeiter gewöhnt...."
Trotz aller Tests und Probearbeiten kann man falsche Entscheidungen treffen. Einer der wichtigsten Unterschiede zwischen erfolgreichen und weniger erfolgreichen Unternehmern ist der, dass die erfolgreichen Unternehmer falsche Entscheidungen so schnell wie möglich korrigieren. Dabei ist ein klar definiertes und kommuniziertes Paket an Trennungskriterien hilfreich. Ein Mitarbeiter muss am Ende der Probezeit eben bestimmte Dinge in einer bestimmten Qualität können. Die offene Kommunikation (möglichst auch vor den anderen Mitarbeitern) zwingt einen, sich daran zu halten, weil man sonst restlos unglaubwürdig würde.