Wie Corona die Arbeitsorganisation auch bei Digitalen umkrempelt

Die aktuelle Situation stellt für die Mehrheit der deutschen Digitaldienstleister in Hinblick auf die Arbeitsorganisation kein Problem dar. So erfordern die neuen Gegebenheiten zwar neue Wege der Zusammenarbeit, für Digitalagenturen ist das allerdings nicht Neues. Flexibles Arbeiten gehört bei Schalk & Friends    größtenteils zum Alltag. "Remote Workflows sind in allen Teams und Abteilungen etabliert. Wir sind daran gewöhnt, auch unterwegs miteinander zu kommunizieren, daher nutzen wir die gängigen Tools im Alltag ohne Reibungsverluste", verrät Rolf Lange , Schalk & Friends-Geschäftsführer. Auch die Digitalagentur Towa    hat sich bereits lange vor dem Coronavirus so organisiert, "dass die Arbeitsabläufe und Kollaboration auch remote funktionieren. Das ist sowohl bei Mitarbeitern als auch Kunden etabliert und geschätzt", sagt CEO Florian Wassel .

Für andere Unternehmen hingegen ist die aktuelle Situation um den Covid-19 "ein Prüfstand für die Agilität", weiß Franz Kühmayer , Experte zum Thema "Zukunft der Arbeit" vom Wiener Zukunftsinstitut  . Bisher habe so manches Unternehmen die schockartige Veränderung in der eigenen Branche eher als Gedankenexperiment ohne realen Bezug abgetan. Ganz dem Motto: Disruption ist etwas, das andere betrifft - mir geschieht nichts. Dieses Bild sei nun erschüttert. Aber Kühmayer ist überzeugt, dass die aktuelle Situation "unsere Widerstandsfähigkeit gegen andere, mildere Gefahren wie zum Beispiel solche des Wettbewerbs erhöhen" wird. Gleichzeitig zeige die Situation eindrücklich, wie adaptionsfähig der Mensch ist und wie anfällig die Systeme, die wir bauen. "Wir durchlaufen gerade die ersten Schleifen auf der Achterbahn der Gefühle: Schock, Leugnung, Anstrengung. Die guten Nachrichten sind: Wir wissen aus der Psychologie von Veränderungsprozessen, dass danach Hoffnung, Überwindung und Enthusiasmus über das Erreichte folgen. Der Blick nach vorne hilft also", gibt sich der Arbeitsforscher zuversichtlich.

Tools und Technologien für die Arbeitsorganisation

Über Arbeit 4.0 wird seit Jahren vornehmlich diskutiert. Nun ist es schlagartig real. Die große Frage lautet: Wie kann die Anwesenheitspflicht im Büro überwunden werden? Übergeordnet sind für Kühmayer drei Dinge ausschlaggebend:

1. entsprechende Werkzeuge: wie mobile Devices, Kopfhörer, passende Software und dicke Datenleitungen
   
2. praktische Kenntnisse über die Nutzung: Wie halte ich Online-Meetings, welche besonderen Spielregeln gelten, welche Art der Kommunikation funktioniert online leicht bzw eignet sich weniger?
   
3. Unternehmenskultur: Hier sind besonders Führungskräfte gefordert. Es geht um Vertrauen, Ergebnisorientierung, direkte Unterstützung der Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Situation, die persönlich extrem fordernd ist.

Die Palette an Tools, die aktuell bei den Agenturen zum Einsatz kommt, ist breit gefächert: Slack, Confluence, JIRA, Trello, Cloudservices, MS Team, Goto Meeting... Die Liste ist lang. "Die Kommunikation mit Kunden ist somit völlig uneingeschränkt möglich und auch die Projekte laufen wie üblich weiter. Aktuell arbeiten wir verstärkt daran, unsere Services auch digital abzuwickeln. Beispielsweise kann das Usability Testing für einen geplanten Shop-Relaunch auch problemlos remote erfolgen", erklärt Wassel weiter.

Der neue Kundenkontakt

Neben der internen Kommunikation erfolgt bei den Agenturen auch die Kundenkommunikation, etwa Präsentationen, mit den genannten verschiedenen Tools. Schalk & Friends nutzen zur Kundenkommunikation ohnehin Skype for Business oder die altgediente E-Mail. "Abgesagte Meetings ersetzen wir zumeist durch Telkos und Videokonferenzen. Zudem bieten wir mit unserer Software "Moderierter Chat" ein Tool an, das für verteilte Meetings/Townhall Meetings konzipiert ist. Das nutzen wir gerne in Nicht-Krisenzeiten und haben damit auch jetzt eine sinnvolle Alternative", freut sich Lange.

Proaktiv geht Towa die Situation an. Gerade jetzt sucht die Agentur noch stärker den Kontakt zu ihren Kunden. "Die letzten Tage waren sowohl für den stationären Handel als auch den E-Commerce gewinnbringend. Und wenn Konferenzen und Messen abgesagt werden, müssen Unternehmen auf andere Art und Weise ihre Salesaktivitäten ankurbeln - eben für die Zeit nach Corona. Wir erarbeiten deshalb gemeinsam Konzepte für die digitale Leadgenerierung, z.B. über Social Media", argumentiert Wassel.

Onboarding per Skype

Wer sich rechtzeitig mit den Themen Digitalisierung und New Work auseinander gesetzt und flexible Strukturen geschaffen hat, profitiert jetzt, stellt auch Martina Hausel, Co-Owner und Creative Director der Kommunikationsagentur Element C  , fest: "Die Home-Office-Umstellung war für uns schnell erledigt, so dass wir den Agenturbetrieb nahtlos fortsetzen können. Die nächste Herausforderung, der wir uns aktuell stellen müssen, ist das Onboarding einer neuen Kollegin, das virtuell stattfinden wird." Hier erstellt die Agentur gerade einen Plan, um mit Skype-Sessions die Eingewöhnungszeit trotzdem so angenehm wie möglich zu gestalten.

Für Kühmayer wiederum ist Technologie gar nicht das zentrale Element, obwohl er natürlich weiß, dass jetzt viele Unternehmen in aller Eile Online-Meetings oder Webinare ausprobieren. Für ihn ist das Entscheidende im Umgang mit Kunden und Partnern etwas anderes: "In Zeiten von Krisen werden wir an unsere ureigenen Charaktereigenschaften herangeführt. Jetzt zeigen sich Kooperationsfähigkeit, Handschlag, Vertrauen. Das ist die Basis nicht nur dafür, wie gut wir die aktuelle Krise bewältigen, sondern wie - und vor allem mit wem - wir die Zukunft gestalten wollen. Ich bin überzeugt davon: In der Krise werden Beziehungen gestaltet."

Auswirkungen auf die Geschäftsentwicklung

Während für Rolf Lange aktuell die Auswirkungen auf das eigene Geschäft noch überschaubar sind, rechnet Steff Neukam , Geschäftsführer von Bloom  , definitiv mit Umsatzeinbrüchen: "Wir können Stand heute nur noch nicht abschätzen, welche und wie viele Projekte nur verschoben werden und welche einfach wegfallen. Wir gehen definitiv von Umsatzeinbußen in den nächsten 3 Monaten aus, die direkt durch die Corona Krise verursacht werden." Einbußen zumindest in Teilbereichen, erwartet auch Florian Wassel. Immerhin sind Branchen, etwa der Tourismus, stark von den momentanen Entwicklungen betroffen. Dennoch gibt sich Wassel optimistisch und geht davon aus, "dass sich das Geschäft auch verlagern kann. Eben durch die verstärkte Notwendigkeit, den Webauftritt zu optimieren, E-Commerce noch stärker voranzutreiben und Content für digitale Kanäle zu publishen. Hier haben wir als digital only Agentur einen klaren Vorteil gegenüber dem traditionellem Agenturgeschäft."

Bei aktuell abgesagten Meetings und Workshops gibt es derzeit nur eine Verschiebung, keine generellen Absagen. "Spürbar ist für uns aber die Veränderung in der Zusammenarbeit mit Kunden, die im Bereich Messe arbeiten. Hier wurden bereits zwei Projekte gecancelt. Die weitere gesamtwirtschaftliche Entwicklung beobachten wir intensiv und fahren in der Budgetplanung aktuell zweigleisig inklusive eines defensiven Szenarios", so Wassel.

Arbeit 4.0: Wie Corona die Arbeitswelt verändert wird

Einigkeit in der Agenturbranche herrscht darüber, dass die Entwicklungen rund um Covid-19 dem Arbeiten 4.0 Vorschub leisten wird. Wie stark dieser ausfallen wird, "hängt von der Dauer ab: Je länger Corona dauert, umso nachhaltiger wird das", sagt Steff Neukam. Zwar werde das persönliche Meeting immer klare Vorzüge haben, "dennoch werden viele Unternehmen erkennen, dass es auch flexibler und über Entfernungen hinweg sehr gut funktioniert", meint Rolf Lange. Außerdem hofft er, dass "das Thema Kommunikation mit digitalen Mitteln dadurch einen weiteren Aufschwung bekommt und die Relevanz einer flächendeckenden und performanten Infrastruktur auch in der Politik entsprechend angestrebt wird."

Wer eine Krankschreibung über Telefon und Fax gestattet, sollte sich auch über den Anschluss "der Milchkannen auf dem Land" ans Internet Gedanken machen. Neben dieser Milchkanne könnte jemand wohnen, dem Telemedizin das Leben deutlich erleichtern kann - von "Landwirtschaft 4.0" ganz zu schweigen. Bei der Agentur TOWA ist man ebenfalls sicher, dass jetzt viele traditionelle Unternehmen schmerzlich die Versäumnisse der vergangenen Jahre in Sachen Digital Workplace spüren. Florian Wassel hofft daher inständig, dass "hier noch schneller umgedacht wird und all die Maßnahmen, die in den letzten Tagen schnell getroffen wurden, auch nach Abklingen der Pandemie in den Arbeitsalltag integriert werden können. Globale Player wie Google, Microsoft, Teamviewer und Cisco bieten aktuell zeitlich begrenzt freie Lizenzen zu ihren Meeting, Colloboration und Remote Work Tools, besonders auch für kleine und mittlere Unternehmen."

In Ausnahmesituationen stellen sich Learnings schnell ein, hat auch Karl Ott, CEO von Reach Ad  , festgestellt: "Was mich die Corona-Krise bereits gelehrt hat, ist, dass wir als Land auf solche Ausnahmesituationen überhaupt nicht vorbereitet sind und man schnell das Gefühl bekommt, alleine dazustehen: Behörden wissen in vielen Fällen nicht einmal, wie man mit einem bestätigten Infizierten umgehen soll und was das eigentlich für den Betrieb bedeutet." Deswegen mache ihm nicht das Virus an sich Angst, sondern die gesamte Situation, in der man sich als Unternehmer befinde.

Für den Zukunftsforscher Kühmayer stellt sich nach der Bewältigung jedes Schocks eine neue Wirklichkeit ein: "Die Zukunft, an die wir gestern geglaubt haben, gibt es nicht mehr, sie hat sich verändert. Wir lernen in der Krise mehr über New Work und Remote Work als in vielen Workshops davor, und vieles von der Art, wie wir jetzt gerade arbeiten, wird sich verselbständigen und Regelbetrieb werden." Kühmayer zufolge werde aber auch das Gegenteil eintreten: "Unternehmen werden noch wesentlich stärker als bisher erkennen, dass ein Büro nicht nur ein Ort ist, an dem gearbeitet wird, sondern ein Sozialsystem, an dem Gemeinschaft erlebt und gestaltet wird. Das Büro als Arbeitsort hat auch nach Corona nicht ausgedient, aber es wird deutlich bewusster wahrgenommen werden - und sicher auch neu definiert."